Faire face aux interruptions du quotidien

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Faire face aux interruptions du quotidien

Lorsque l'on demande aux cadres quelles sont les principales causes de perte de temps dans leurs journées, tous citent spontanément des interruptions régulières.
Une étude estime même qu'on perd en moyenne une heure chaque jour en raison des visites imprévues et des coups de téléphone, sans compter le temps qu'il faut pour se reconcentrer après chaque interruption.

Comment faire face aux visites imprévues ?

  • Réservez à l'avance une partie de votre journée à la concentration, au travail solitaire. Personne ne doit pouvoir vous déranger durant ces périodes de retrait.
  • Choisissez pour le mode "retrait" l'horaire le plus propice à la concentration (tôt le matin, ou en fin d'après-midi). 
  • Informez vos collaborateurs de l'horaire de cette période de retrait et expliquez-leur son importance : ils doivent la respecter. 
  • Fermez votre porte durant ces périodes de retrait. 
  • Gardez en tête la liste des personnes qui peuvent entrer dans votre bureau à tout moment. 
  • Affichez votre planning dans votre bureau et donnez-le à votre assistante. 
  • Si malgré tout vous recevez une visite imprévue :

    Demandez à votre visiteur si le sujet à traiter nécessite un entretien :
    • Si non : précisez le temps dont vous disposez avant de l'inviter à s'asseoir. 
    • Si oui : fixez un rendez-vous pour un moment plus propice.

Comment gérer la réception des appels ?

  • Informez votre assistante des périodes pendant lesquelles vous ne voulez pas être dérangé.
  • Si vous n'avez pas d'assistante, branchez votre répondeur lorsque vous ne voulez pas être dérangé. 
  • Si on vous appelle et que vous n'avez pas de temps : dites à votre interlocuteur que vous êtes occupé, prenez son nom et numéro de téléphone, et demandez- lui à quel moment vous pouvez le rappeler. 
  • Si vous recevez un appel important que vous auriez aimé avoir le temps de préparer : écourtez l'entretien en notant les informations à recueillir et proposez à votre interlocuteur de le rappeler. 
  • Lorsque la conversation dérape vers un sujet peu intéressant pour vous : n'hésitez pas à recentrer la discussion. 
  • A la fin de l'appel, reformulez les grandes lignes de la conversation pour conclure et être sûr que vous vous êtes bien compris.

Comment gérer l'émission de vos appels ?

  • Regroupez autant que possible plusieurs appels à passer au même moment de la journée.
  • Préparez vos entretiens téléphoniques comme vous préparez vos réunions :
    • Fixez des rendez-vous téléphoniques ;
    • Anticipez les points à discuter ; 
    • Rassemblez et gardez à portée de main les documents nécessaires. 
  • En début d'entretien, vérifiez l'identité de votre interlocuteur et assurez-vous qu'il est le plus apte à répondre à vos questions. 
  • Prenez des notes pendant la conversation. 
  • A la fin de l'appel, résumez la conversation pour conclure et être sûr que vous vous êtes bien compris.
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